本辦法用詞，定義如下：
一、社會福利機構，指下列機構：
（一）依私立兒童及少年福利機構設立許可及管理辦法之規定，核定之床數逾九十五床之機構。
（二）依私立老人福利機構設立許可及管理辦法之規定，核定之床數逾二百床之機構。
（三）依私立身心障礙福利機構設立許可及管理辦法之規定，核定之床數逾二百床之機構。
二、專責人員：指由社會福利機構指定，負責個人資料檔案安全維護計畫（以下簡稱安全維護計畫）訂定及執行之人員。
三、所屬人員：指社會福利機構執行業務過程中接觸個人資料之人員。
四、查核人員：指由社會福利機構指定，負責稽核安全維護計畫執行情形及成效之人員。
前項第二款專責人員與第四款查核人員，不得為同一人。