集管團體執行本計畫時，應評估其必要性，保存下列紀錄：
一、個人資料之蒐集、處理及利用紀錄。
二、自動化機器設備之軌跡資料。
三、其他落實執行本計畫之證據。
集管團體於業務終止後，其保有之個人資料應依下列方式處理：
一、刪除、停止處理或利用個人資料者，記錄其方法、時間、地點及證明方式。
二、移轉個人資料者，記錄其原因、對象、方法、時間、地點及受移轉對象得保有該項個人資料之合法依據。
前項所稱業務終止，指著作權專責機關依著作權集體管理團體條例
第四十八條規定命令集管團體解散，或集管團體依其章程規定決議解散。