本辦法用詞，定義如下：
一、社會福利財團法人（以下簡稱社福法人）：指屬主管機關依財團法人法
第二十四條第三項所定財產總額或年度收入總額達一定金額以上之財團法人。
二、專責人員：指由社福法人指定，負責個人資料檔案安全維護計畫（以下簡稱安全維護計畫）訂定及執行之人員。
三、所屬人員：指社福法人執行業務過程中接觸個人資料之人員。
四、查核人員：指由社福法人指定，負責稽核安全維護計畫執行情形及成效之人員。
前項第一款社福法人為社會福利機構個人資料檔案安全維護計畫實施辦法所定社會福利機構者，其個人資料檔案之管理，依該辦法之規定為之，不適用本辦法之規定。
第一項第二款專責人員與第四款查核人員，不得為同一人。