各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、年度號、分類號及案次號。
二、卷數
三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
七、案情摘要。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、收文字號、發（來）文字號。
六、文件產生日期。
七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。